robopult.
DSGVO-Ansage + Datenschutz-Vorlage inklusive

Voicemails durchhören war gestern.
100 Aufgaben, sortiert wie deine Inbox.

Spart 30–60 Minuten pro Tag und Mitarbeiter. Aus jeder Voicemail wird ein Ticket: Anrufer, Klartext, Notiz, Status. Anrufer müssen erfahren, dass die KI mithört und transkribiert — deshalb ist pro Anrufbeantworter eine passende Begrüßungsansage kostenlos dabei, samt Vorlage für deine Datenschutzerklärung.

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Empfangsmitarbeiter und Empfangsmitarbeiterin am robopult-Portal — neben dem Tisch-Telefon werden eingehende Voicemails als Tickets bearbeitet
  • Für jede Telefonanlage
  • Made in Germany
  • Deutsche Rechenzentren
  • Schlüsselfertig installiert
So funktioniert's

Vom Klingeln zur erledigten Aufgabe — in vier Schritten.

Du installierst nichts, dein Anrufer merkt nichts. Dazwischen nimmt die KI das Anhören und Abtippen ab.

  1. 1
    Schritt 01

    Anruf landet auf dem Anrufbeantworter

    Mittagspause, Feierabend oder alle Leitungen besetzt — der Anrufer spricht ganz normal auf Band. Nichts ändert sich für ihn.

  2. 2
    Schritt 02

    KI transkribiert in unter 60 Sekunden

    Deutschsprachig optimiertes Whisper-Modell wandelt die Audio in lesbaren Klartext um — mit Anrufer-Nummer und Zeitstempel. Original-Audio bleibt erhalten.

  3. 3
    Schritt 03

    Die Nachricht erscheint als Ticket

    In deiner Inbox, Status „Neu", mit Klartext-Vorschau. Wie eine E-Mail — nur dass niemand 47 Minuten durchhören und abtippen musste.

  4. 4
    Schritt 04

    Dein Team ruft gezielt zurück

    Notiz dran, Wiedervorlage setzen, auf „Erledigt" — nachvollziehbar im ganzen Team. Kein Zettel verschwindet, kein Rückruf geht doppelt raus.

So sieht's aus

Jede Voicemail — eine bearbeitbare Karte.

Klartext, Anrufer-Nummer, Wiedervorlage, Notiz, Status. Genau wie deine E-Mail-Inbox — nur dass die KI das Anhören und Tippen für dich übernommen hat.

  • Status-Workflow Neu → Wiedervorlage → Erledigt
  • Notizen pro Anruf, im Team nachvollziehbar
  • Filter nach Anrufbeantworter, Datum, Stichwort
  • Original-Audio jederzeit abspielbar
portal.robopult.de · Voicemails
LIVE

Inbox

244 Voicemails
JA
12
Neu
5
Wartet
227
Erledigt
244
Alle
FS
Frau Schmitt — Empfang vor 4 min
„Guten Tag, ich brauche bitte einen Termin nächste Woche, am liebsten Mittwoch nachmittag. Mein Rezept würde ich auch gleich mitnehmen…“
NEU 0:34
HB
Herr Becker — Empfang heute 09:14
„Mein Rezept Metformin müsste verlängert werden, ich komme heute Mittag vorbei…“
WIEDERVORLAGE 0:18 📝 Apotheke informiert, Rezept liegt um 13:00 bereit
PK
Praxis Kollwitz — Notfall gestern 17:42
„Krankschreibung morgen abholen, Frau Mertens"
ERLEDIGT 0:09
Seite 1 / 21 · 12 / 244 Voicemails
247 Voicemails diesen Monat DSGVO · 30 Tage Aufbewahrung
Aus dem Alltag

Wer ruft, was passiert — und was du davon hast.

Vier Situationen, die du kennst. Links der Anruf, rechts das Ergebnis am nächsten Morgen.

Arztpraxis

Patientin ruft 18:40 Uhr an: „Mein Rezept Metformin muss verlängert werden, ich komme morgen früh vorbei.“

Ergebnis

Steht um 7:30 als Ticket in der Inbox. Die MFA legt das Rezept vor dem ersten Anruf bereit — die Patientin muss nicht nochmal anrufen.

Kanzlei

Mandant hinterlässt während eines Gerichtstermins eine Nachricht zu einer laufenden Fristsache.

Ergebnis

Das Sekretariat liest den Klartext sofort, erkennt am Stichwort „Frist" die Dringlichkeit und setzt Wiedervorlage auf denselben Tag.

Handwerk

Kunde ruft Samstag an: „Heizung komplett ausgefallen", spricht Adresse und Rückrufnummer aufs Band.

Ergebnis

Montag früh ist die Adresse schon abgetippt im Ticket. Kein Rückruf nötig, um Daten zu erfragen — der Monteur fährt direkt los.

Mehrere Standorte

Anrufer wählt die Zentrale, landet auf dem Bestellungen-Anrufbeantworter der Filiale Nord.

Ergebnis

Das Ticket erscheint automatisch im richtigen Anrufbeantworter-Filter. Nur das Bestell-Team sieht es — niemand muss intern weiterleiten.

Funktionsumfang

Was das Voicemail-Modul kann

Eine Voicemail wird zur Aufgabe — mit Anrufer, Klartext, Notiz und Status dran.

Automatische Transkription

Jede Voicemail kommt als deutscher Text an, ~95 % Genauigkeit — oft sauberer als hektisch nebenbei mitgeschrieben.

E-Mail-Inbox-Logik

Status-Workflow Neu → Wiedervorlage → Erledigt. Mehrere Mitarbeiter parallel, jeder sieht was die Kollegin schon erledigt hat.

Ein-Klick-Rückruf

Tippen auf die Nummer, das Telefon wählt — keine Zahl mehr abschreiben oder copy-pasten.

Notizen pro Nachricht

„Rezept Metformin bestellt, Apotheke informiert" — bleibt am Vorgang, nachvollziehbar im Team.

Wiedervorlage-Termine

Datum + Erinnerung pro Voicemail. Keine Aufgabe mehr vergessen.

Filter & Suche

Nach Anrufbeantworter, Datum, Anrufer oder Stichwort. Auch nach Wochen noch findbar.

Sammelaktionen

Bulk-Markierung „Alle erledigten löschen", CSV-Export für Buchhaltung oder Audit.

Berechtigungen pro Mitarbeiter

Empfangsdame sieht nur den Empfangs-Anrufbeantworter, der Chef alles. Granulare Rollen.

Auto-Löschung

Aufbewahrungsdauer 30/60/90 Tage oder nie — du entscheidest, danach werden Audio-Dateien automatisch gelöscht.

Tarife

Drei Stufen — jede mit klarem Mehrwert.

Monatlich kündbar. Jahres-Vorauszahlung 2 Monate gratis (≈ 17 % Rabatt). Preise zzgl. MwSt.

Klein

24 € /Monat

monatlich kündbar

  • 3 Anrufbeantworter
  • 400 Ansagen inkl.
  • DSGVO-Ansage je Anrufbeantworter inkl.
  • 30 Tage Aufbewahrung
Tarif wählen
Empfohlen

Standard

39 € /Monat

monatlich kündbar

  • 5 Anrufbeantworter
  • 750 Ansagen inkl.
  • DSGVO-Ansage je Anrufbeantworter inkl.
  • + 1 Begrüßungsansage zusätzlich
  • Frei wählbare Aufbewahrung
Tarif wählen

Pro

79 € /Monat

monatlich kündbar

  • Unbegrenzt Anrufbeantworter
  • 2.000 Ansagen inkl.
  • DSGVO-Ansage je Anrufbeantworter inkl.
  • + 1 Begrüßungsansage zusätzlich
  • CRM-Anbindung
  • Priority-Support
Tarif wählen

Einmalige Einrichtungs-Gebühr: 69 €. Entfällt im Komplettpaket.

Mehr Volumen oder zusätzliche Features? Individuelle Pakete auf Anfrage — bei größerem Bedarf schnüren wir dir ein passendes Angebot.

In jedem Tarif: DSGVO-Ansage je Anrufbeantworter inklusive.

KI-Transkription ist hinweispflichtig — deshalb setzen wir pro Anrufbeantworter eine angepasste Begrüßungsansage schlüsselfertig mit deinen Texten auf. Plus Vorlage für deine Datenschutzerklärung. Selbst erstellen + 1-Klick-Sync? Ansagen-Studio →

FAQ

Häufige Fragen

Warum ist eine Begrüßungsansage je Anrufbeantworter inklusive?
Die KI transkribiert jede eingehende Voicemail. Anrufer müssen davon wissen, bevor sie sprechen — das schreibt die DSGVO vor. Eine angepasste Begrüßungsansage ist also Pflicht, nicht Deko. Damit dich diese Pflicht keine Zeit kostet, ist sie pro Anrufbeantworter im Tarif drin: Du schickst uns bei Bestellung deine Texte, wir produzieren die Audios im Studio und spielen sie auf deine Anlage. Wer Ansagen lieber selbst macht — schreiben, vorhören, herunterladen, per Klick syncen — bucht zusätzlich das Ansagen-Studio.
Was muss ich an meiner Datenschutzerklärung anpassen?
Wenn deine Anrufbeantworter über robopult laufen, müssen drei Dinge in deiner Datenschutzerklärung auf der Website ergänzt werden: (1) Hinweis, dass Voicemails an einen Auftragsverarbeiter (robopult bzw. VIICO GmbH) weitergegeben und KI-transkribiert werden, (2) Nennung der Subprozessoren (Hetzner, OpenAI, Cloudflare — siehe AVV), (3) Speicherdauer (du legst sie pro Anrufbeantworter im Portal fest). Wir liefern dir mit dem Onboarding eine fertige Textvorlage für deine Datenschutzerklärung mit, die du nur noch anpassen und in deinen Website-Editor kopieren musst. Bei Bedarf schickt unser Team auch eine Version, die du an deinen Datenschutzbeauftragten weitergeben kannst.
Wie genau funktioniert die Transkription?
Sobald eine neue Voicemail auf einem konfigurierten Anrufbeantworter deiner Starface-Anlage landet, lädt unsere Starface-Erweiterung die Audio-Datei zum Portal hoch. Dort transkribiert die KI (Whisper-Modell, deutschsprachig optimiert) den Text automatisch — typisch in unter 60 Sekunden. Du siehst den Text als Karte in deiner Inbox und kannst die Original-Audio-Datei jederzeit anhören.
Was, wenn die Transkription mal danebenliegt?
Du kannst die Original-Audio-Datei jederzeit abspielen (1-Klick im Detail-Dialog). Falls eine Nachricht systematisch schlecht transkribiert wird (z.B. weil der Anrufer extrem leise spricht), kannst du im Portal-Settings das Whisper-Modell wechseln (lokal vs. OpenAI vs. ElevenLabs). Audio bleibt immer Source-of-Truth.
Welche Telefonanlage brauche ich?
Starface (Cloud, VM oder Appliance) ist die volle native Integration — Erweiterung wird einmalig installiert, dann läuft alles im Browser. 3CX, Innovaphone und andere Cloud-PBX-Systeme docken wir per E-Mail-Sync, Webhook oder API an. Schreib uns deine Anlage und wir prüfen die Anbindung.
Was bedeutet das datenschutzrechtlich?
Plattform-Hosting in ISO-27001-zertifizierten deutschen Rechenzentren (Hetzner). AVV nach Art. 28 DSGVO ist Bestandteil des Vertrags, jede Aktion im Portal wird im Audit-Log protokolliert, Audio-Dateien werden verschlüsselt gespeichert und nach gewählter Frist automatisch gelöscht. Für die Transkription nutzen wir externe KI-Anbieter (z.B. OpenAI) mit DPA, EU-Data-Residency und vertraglich zugesicherter Zero-Training-Garantie — alle Subprozessoren sind in der AVV gelistet. Du behältst die Datenhoheit.
Was passiert, wenn ich kündige?
CSV-Export aller Voicemails (du behältst die Daten), Deinstallation der Starface-Erweiterung (deine Anlage funktioniert dann wie vorher — kein Lock-in), deine Daten werden nach 30 Tagen Frist endgültig gelöscht.
Wissen

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Aus 100 Voicemails werden 100 Aufgaben.

20 Min am echten Live-System: Wir spielen eine Test-Voicemail ein, zeigen dir eine fertige Begrüßungsansage und die Textvorlage für deine Datenschutzerklärung. Danach weißt du, ob's passt.

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